PowerPoint-eksporten lager en presentasjon av det som står på agendaen akkurat nå, og laster den ned til maskinen din. Bruk den når kunden eller lokalet vil ha programmet som lysbilder, eller som utgangspunkt for din egen åpningspresentasjon i stedet for å skrive agendaen inn på nytt.

Før du begynner

Eksport er sperret mens AI fortsatt fyller inn detaljer. Menyen sier da Legger fortsatt til detaljer — eksport låses opp når agendaen er ferdig. Vent til den er ferdig — skjermen kan oppdatere seg etterpå, en fil du har sendt kan ikke.

Slik gjør du

Åpne agendaen i planleggeren.
Klikk på Flere handlinger — knappen med tre prikker lengst til høyre i toppfeltet.
Klikk på Eksporter til PowerPoint.
Filen lastes ned som <agendatittel>.pptx. Det er ingen valg å ta underveis. Går noe galt, får du meldingen Eksporten mislyktes — prøv igjen.

Hva presentasjonen inneholder

En forside med tittel, beskrivelse, Ønsket utbytte hvis du har skrevet noe der, og én linje med dato, start → slutt og samlet varighet. En agenda over flere dager får 2-dagers program i stedet. Har agendaen en tidssone, legges Alle tider vises i … til. Logoen ligger nede til høyre — agendaens egen, eller kontoens standardlogo hvis agendaen ikke har noen.
Ett dagslysbilde per dag når agendaen går over flere dager — Dag 2: Tittel med dagens start – slutt — fulgt av dagens oversikt og blokklysbilder.
Agendaoversikt — dagens blokker på øverste nivå med Tid, Aktivitet, Varighet og ANSVARLIG, avsluttet med en Slutt-rad som viser når dagen er ferdig. Tolv rader får plass på det første lysbildet; resten fortsetter på Agendaoversikt (forts.).
Ett lysbilde per blokk. En vanlig blokk viser tid, varighet og tittel ved siden av en stripe i kategorifargen, og så seks felt: RESPONSIBLE, DESIRED OUTCOME, DESCRIPTION, MATERIALS, HOW TO RUN IT (instruksjonene til deltakerne, nummerert når det er flere steg) og FACILITATOR NOTES. Tomme felt viser en tankestrek. Gruppearbeid bytter HOW TO RUN IT mot en FASER-tabell. Breakout er en tabell med Rom, Aktivitet og Beskrivelse uten tider, siden rommene går samtidig. Stasjoner får én rad per stasjon med Tema, Beskrivelse og hvem som er ansvarlig, og kolonnene Tid og Varighet bare når stasjonene har egen tidsstyring.

Alle lysbilder unntatt forsiden har en liten bunntekst: «Powered by agendaflow.com».

Hvilket språk den kommer på

Presentasjonen er kundens dokument, så den følger agendaspråket, ikke systemspråket ditt. Det er språkbrikken i innstillingsraden under agendatittelen; standarden for nye agendaer setter du under Agendaspråk i Innstillinger. Overskrifter, kolonnenavn, Dag 2, Slutt og datoen på forsiden kommer alle på det språket. Ett unntak: de seks feltnavnene på blokklysbildene er alltid på engelsk.

Hva som ikke er med

Standby-blokker, vedlegg, kommentarer, deltakerlisten og stedet er ikke med i presentasjonen. Lysbildene for Breakout og Stasjoner får typen som tittel — Breakout og Segmenter — ikke blokkens egen tittel.

Tips: Presentasjonen er et utgangspunkt, ikke den ferdige presentasjonen. Åpne den i PowerPoint, legg på din egen mal og slett blokklysbildene du ikke skal vise — ofte er oversiktstabellen alene alt kunden trenger.

Hva du gjør videre

Presentasjonen viser bare det som står på agendaen, så få blokkene og starttidene riktige først — se Blokker, dager og starttider. Skal kunden lese agendaen i stedet for å få en fil, send en lenke til gjennomsyn i stedet.